내용증명이란 - 개념, 작성법, 보내는 방법

내용증명은 발송인이 수취인에게 자신의 요구 사항이나 의사 등이 표시된 내용의 문서를 발송했다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명할 수 있는 양식이다. 아래에서는 이러한 내용증명 제도의 개념, 작성법 및 보내는 방법 등에 대해 알아본다.

1. 내용증명이란

내용증명이란 보내는 사람이 받는 사람에게 특정한 내용이 포함된 문서를 특정 날짜에 보냈다는 사실 자체를 우체국에서 증명하는 제도이다. 따라서 이러한 내용증명은 어떤 법률관계에 있어 상대방에게 의사 표시를 했다는 사실을 공적으로 증명하는 방법의 하나로 사용된다.

내용증명은 당사자(보내는 사람)가 상대방(받는 사람)에게 자신의 의사를 표시한 것 자체만 증명하는 것이기 때문에 해당 내용의 진실성까지 증명하는 것은 아니며, 또한 해당 내용을 받는 사람이 확인하였다는 사실도 증명하는 것은 아니다.

2. 용도

내용증명은 본인의 확실한 의사를 공적으로 알리는 문서이기 때문에 혹시라도 있을 분쟁이나 소송에서 증거자료로 사용된다. 예를 들어 상대방에게 채무를 이행하도록 촉구하거나 계약을 해지할 때, 촉구를 했다거나 계약 해제를 요구했다는 의사 표시의 증거로 사용된다. 따라서 임대차계약을 해지하거나 채권양도의 통지를 할 때에는 법적 효력을 가지는 내용증명 제도를 이용하는 것이 좋다.

3. 작성 방법

내용증명을 작성하는 방식에 관한 명확한 규정은 없다. 하지만 작성할 때에는 가급적 아래의 항목들을 작성하는 것이 좋다.

① 제목

제목에는 내용증명을 보내는 요지를 담은 문장을 기재하는 것이 좋다.

② 본문

내용증명을 보내는 이유와 문제가 해결되지 않았을 때의 조치 방안에 대한 내용을 기재하며, 육하원칙에 입각해서 가급적 요점만 추려서 기재하는 것이 좋다.

③ 기타 정보

받는 사람의 정보, 보내는 사람의 정보, 보내는 날짜를 기재해야 하는데, 이때 내용증명서에 기재된 발송인(보내는 사람)의 주소와 겉 봉투에 기재된 발송인의 주소가 일치해야 한다. 그리고 내용증명서 안에 기재된 수취인(받는 사람)의 주소와 역시 겉 봉투에 기재된 수취인의 주소가 일치해야 한다.

④ 발송인의 날인

우체국에서 확인 직인을 찍어 주기 때문에 반드시 보내는 사람(발송인)의 도장이나 서명이 있어야 한다.

4. 보내는 방법

내용증명은 우체국에 직접 가서 보내는 방법과 인터넷 우체국에서 온라인으로 보내는 방법이 있다.

4-1. 우체국에서 직접 보내는 방법

먼저, 동일한 내용으로 된 쪽수가 표시된 총 3부의 내용증명을 만들어서 우체국에 방문한 후, 내용증명을 보낸다는 의사 표시를 하면, 우체국에서는 각 3부에 확인 직인을 찍고, 각 서류에 내용증명 스티커를 붙인다. 이런 식으로 우체국의 확인을 받은 3부 중 1부를 보내고자 하는 사람에게 보내고, 나머지 2부 중 1부는 우체국에서 보관하고, 또 1부는 발송인에게 교부한다. 참고로 발송인에게 보낼 때에는 빠른 등기로 보내야 하고, 배달증명까지 신청을 해야 수취인이 언제 해당 내용증명을 받았다는 것을 확인할 수 있다.

우체국에서 보관하는 내용증명 1부는 이후 3년 동안 보관하게 되는데, 해당 보관기간 동안에는 발송인이 열람하거나 복사할 수 있다.